1. 要約する
会議メモや長い説明を短く整理する場合は、「誰向けの要約か」「残したい論点は何か」を最初に決めます。要約の抜けや誤りがないか、元の資料と照らし合わせる工程を省かないことが大切です。
2. 分類する
問い合わせやメモを、テーマ、緊急度、対応担当などに分ける作業では、分類のルールを先に決めると確認しやすくなります。AIの分類結果は提案として扱い、例外や曖昧なものは人が見直します。
3. 次の一歩を言葉にする
プロジェクトのメモから「次に確認すること」「誰に聞くこと」「期限を決めること」を取り出す使い方があります。責任者や期限をAIに決めさせるのではなく、候補を出してもらい、チームで合意します。
人の役割を残す
顧客情報、社内の機密情報、評価に関わる内容を扱う場合は、会社のルールと利用サービスの条件を確認してください。AIの出力をそのまま社外に送らず、内容と表現を確認する担当者を置くと、ミスに気づきやすくなります。